验厂外贸企业增加订单的方法,客户回去就下单!
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目前,无论国外的大小客户,在下单前都会让供应商接受验厂。企业想接到订单首先要验厂。

验厂又叫工厂审核,俗称查厂,简单地理解就是检查工厂。一般分为人权验厂(社会责任验厂)、品质验厂(质量技术验厂)、反恐验厂(供应链安全验厂)等等。很多客户希望供应商在质量、社会责任(人权)、反恐等方面的管理体系达到一定的要求,因此在下订单之前会自己或者委托三方公证行检查工厂状况,在确认工厂没有大的、严重的问题存在后,才能够将工厂纳入为到合格供应商名单,才会下订单并长期合作。

验厂目的

买家希望通过验厂对供应商作进一步了解,获得生产规模、管理水平、技术水平和劳资关系等方面的具体信息,并将这些信息比对其供应商标准作综合评估,再根据评估结果进行取舍,验厂报告为买家判断该供应商是否可以长期合作提供了依据。

验厂还可以帮助买家维护良好的声誉和发展的可持续性。经常可以看到国外的一些媒体曝光某着名使用童工、监狱工或者严重剥削劳力的事情,(比如苹果公司在华的血汗加工厂)结果是这些不仅遭受巨额罚款,还有来自消费者的联合抵制。

现如今,验厂不仅仅是采购企业自身的需要,也是迫于欧美法令的必要举措。当然,这些解释都有些太书面化了,其实我们现阶断绝大多数人去验厂的目的简单,首先就是看这个工厂存不存在;其次看这个工厂的实际情况是不是跟宣传资料和业务人员嘴上说的那么好。

验厂的目的主要是想知道工厂的“软硬”实力,就是想看到从接单到出货的整个流程是如何处理的。

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验厂流程

三方检测检验机构现场安排验厂流程一般包括6个环节,即首次会议、现场检查、文件审核、工人面谈以及管理者代表面谈、末次会议。每个环节,对于工厂来说,需要不同的人员参与审核,同时又有很多的注意事项。

一、首次会议 

1-2个审核员来工厂后,召开首次会议(验厂相关负责人参加,审核员介绍此次审核的目的、要求、内容、行程安排、重点强调保密制度和禁止贿赂的相关要求,例如厂房、仓库和宿舍的分布情况。

二、现场检查要点 

会议后,三方检测检验机构的审核员根据分工进行现场检查。现场检查的范围包括厂房平面图,生产车间、仓库、宿舍(如果有)、食堂(如果有)、厕所(重点)、门卫及医务室等,主要关注工厂是否雇用童工或强迫劳动,安全、消防及环保状况,以及工厂生产运作情况。还需要拍照存档。

三、文件审核

文件审核是客户验厂的重中之重。重要的文件记录包括工厂简介(如果是租赁的厂房根据不同买家有些能接受租赁合同,有些不接受租赁的厂房)、营业执照、员工守册、厂规厂纪、招工登记资料、劳动合同、工资表(重中之重),工资发放记录(重中之重)、安全制度、培训记录、会议记录、安全检查和演习记录(要求有照片)等。一般情况下三方检测检验机构都要检查全部的人事资料,临时工,不建议工厂在审核当日安排上岗工作,至少一年内的工时及工资记录。审核员通过核算工时工资记录的完整性和正确性,确定工资福利和社保是否符合当地法律要求。以上资料都会以照片的形式出现的报告中

四、工人面谈 

员工访谈是验厂过程中,容易出问题的环节。工人面谈是审核员和工人代表的单谈话,旨在了解工厂实际的管理制度和运作情况,是否有与资料不符的地方,以便审核结果加真实和完整。工人面谈一般以小组或者一对一的形式进行,不邀请工人管理者代表参加。面谈工人一般由审核员自己挑选,而不是由工人自我推荐。

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五、管理者代表面谈 

整个过程中,工厂应派一名协调员与三方检测检验机构的审核员进行配合,审核员会随时问工厂的各种问题,以便了解工厂的实际情况。

六、末次会议 

后一个程序是末次会议,也有少数客户不安排末次会议。在末次会议前,审核员会汇总审核过程中收集的资料,整理出一份审核结果。末次会议主要是向工厂代表通报审核结果,指出不合格项及法规、标准要求,回答厂方提出的疑问。

一般当天审核员结束验厂流程后会撰写审核报告,1周左右出正式验厂结果报告。

 


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